Déclaration en matière de protection des données à caractère personnel
1. Introduction
- Champ d’application de la Déclaration
Dans le cadre d’une candidature à notre programme ou de l’accompagnement même d’une entreprise, nous sommes amenés à collecter, accéder et/ou manipuler des données à caractère personnel au sens de la Loi Informatique et Libertés n°78‐17 du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci‐après les « Données à caractère personnel »).
Les Données à caractère personnel qui nous sont fournies comprennent vos Données à caractère personnel ainsi que les Données à caractère personnel d’autres personnes, parmi lesquelles peuvent figurer vos associés, vos salariés, vos représentants (ci‐après les « Personnes Liées »). Vos Données à caractère personnel ainsi que les Données à caractère personnel des Personnes liées seront traitées conformément aux exigences du Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci‐après le « RGPD »).
La présente déclaration en matière de protection des données à caractère personnel (la «Déclaration») a pour objet de vous informer sur la façon dont nous collectons et traitons vos Données à caractère personnel.
- Définitions et interprétation
Aux fins de la présente Déclaration :
Les termes « Responsable du traitement », « Données à caractère personnel », « Personne concernée » et tout autre terme expressément défini à l’article 4 du RGPD ont le sens qui leur est donné à ce même article ;
Toute référence à « vous » et à « votre » doit être interprétée de manière à inclure les candidats au Programme aussi bien que les entreprises accompagnées et toutes les autres personnes dont les Données à caractère personnel sont en notre possession;
Toute référence à « nous » désigne Novapuls et tout prestataire de services de celle‐ci ;
2. Identification du responsable du traitement de vos données à caractère personnel
Nous vous informons que nous traitons les Données à caractère personnel vous concernant ou concernant une ou plusieurs Personne(s) Liée(s) et que nous effectuons ce traitement pour mener à bien le processus de sélection des candidats au Programme ainsi que pour la mise en oeuvre dudit programme.
Nous sommes à ce titre le responsable du traitement, du stockage et de l’utilisation de vos Données à caractère personnel et des Données à caractère personnel des Personnes Liées.
Des précisions sur l’identification du responsable du traitement ou, le cas échéant, des responsables du traitement conjoints sont disponibles, à votre demande, selon les modalités figurant dans la section intitulée « Comment nous contacter ? ». Les raisons pour lesquelles nous traitons vos Données à caractère personnel sont décrites plus en détail dans la section ci‐dessous intitulée «Pourquoi traitons‐nous vos Données à caractère personnel ? ».
3. Quels types de données à caractère personnel sont collectés ?
Les Données à caractère personnel collectées et traitées sont notamment :
– votre prénom, votre nom de famille, votre adresse de résidence principale, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone;
– votre date et lieu de naissance, votre nationalité et votre profession ;
– vos données à caractère personnel accessibles au public ;
4. D'où proviennent les données à caractère personnel ?
Nous collectons les Données à caractère personnel vous concernant à partir d’un certain nombre de sources dont vous trouverez le détail ci‐dessous:
– lorsque vous nous fournissez vos Données à caractère personnel dans le formulaire de candidature au programme Novapuls ;
– lorsque vous nous transmettez les documents annexes à la Convention d’accompagnement ;
– lorsque vous nous fournissez vos Données à caractère personnel dans toute correspondance et à l’occasion de tout échange (par voie électronique ou postal);
Vous trouverez à l’article 6 de la présente Déclaration le détail des raisons et finalités qui nous conduisent à traiter vos Données à caractère personnel.
5. Devez-vous informer votre/vos représentant(s) et ou votre / les bénéficiaire(s) effectif(s) finaux ?
Si vous êtes une personne morale, vous devez informer votre/vos représentant(s) (ainsi que votre ou vos bénéficiaire(s) effectif(s) et tous les individus dont vous nous fournissez les informations dans le cadre de notre relation avec vous) au sujet du traitement de leurs Données à caractère personnel aux fins décrites ci‐dessous dans la Section 6 « Pourquoi traitons‐nous vos Données à caractère personnel» (ainsi que sur leurs droits connexes, voir la Section 9 ci‐dessous « Vos droits concernant vos Données à caractère personnel ») et vous, le cas échéant, obtiendrez préalablement tout consentement qui pourrait s’avérer nécessaire pour le traitement de leurs données à caractère personnel.
Vous devrez fournir à ces personnes une copie de la présente Déclaration.
Nous pouvons supposer que vous avez respecté les engagements contenus dans ce document et que vos représentants et bénéficiaire(s) effectif(s) ont, le cas échéant, donné leur consentement et ont été informés du traitement de leurs Données à caractère personnel aux fins décrites dans la présente Déclaration.
6. Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ?
Pour rappel, les Données à caractère personnel vous concernant sont traitées pour nous permettre de vous contacter, pour faciliter votre hébergement dans nos locaux et l’accompagnement proposé ainsi que pour nous conformer aux obligations réglementaires (ci‐après les « Finalités du traitement »).
A ce titre nous pouvons être amenés à traiter vos Données à caractère personnel dans les cas énumérés ci‐ dessous :
– pour nous conformer aux obligations réglementaires;
– pour communiquer avec vous et vous fournir les notifications appropriées ;
– pour faciliter la mise en place de votre programme d’accompagnement ;
– pour respecter toutes les obligations contractuelles que nous avons vis‐à‐vis de vous ; et
– pour assurer la gestion administrative de notre structure.
Toute autre raison pour laquelle nous traitons des Données à caractère personnel doit être détaillée dans la Déclaration en matière de protection des données à caractère personnel.
Nous sommes tenus de par la loi de collecter et traiter vos Données à caractère personnel, entre autres afin de:
– respecter nos obligations légales et réglementaires en vigueur ;
– respecter nos obligations en vertu de la législation contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme en effectuant des vérifications nécessaires et notamment en effectuant les vérifications prévues par le procédé « Know Your Client » ;
– nous conformer à la législation dite CRS (Common Reporting Standard) et FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) ainsi qu’à toute réglementation fiscale applicable ;
– nous conformer à toute décision judiciaire ;
– fournir toute information requise à l’Autorité compétente lorsque nous sommes dans l’obligation légale de le faire.
Objectif et base juridique du traitement de vos données à caractère personnel
Nous collectons et traitons vos Données à caractère personnel afin de poursuivre nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers auquel nous transférons vos Données à caractère personnel, à condition que nos intérêts légitimes (ou ceux du tiers concerné) prévoient que ce traitement ne porte pas préjudice de façon disproportionnée à vos droits ou libertés fondamentaux. Nos intérêts légitimes sont les suivants :
– divulguer des informations à d’autres destinataires de données tels que tiers mentionnés à l’article 7 ci‐dessous ;
– assurer la performance de notre accompagnement ;
– respecter les obligations ou les exigences de politique interne de notre structure ;
– vous informer sur les opportunités liées à votre activité professionnelle;
– tenir à jour nos dossiers internes ;
– lutter contre la fraude, l’abus de confiance, le vol de documents exclusifs et d’autres délits financiers ou commerciaux.
7. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?
Si nécessaire et aux fins d’atteindre la Finalité du traitement, nous nous réservons le droit de divulguer vos Données à caractère personnel aux entités suivantes :
– à toute administration, tribunal et autorité compétente et acteurs des marchés financiers ,
– à tous nos prestataires qui interviennent dans le cadre de l’accompagnement.
Nous nous engageons à ne pas divulguer vos Données à caractère personnel à des tiers autres que ceux énumérés ci‐dessus.
8. Combien de temps gardons-nous les données à caractère personnel ?
Conformément aux dispositions du RGPD et en particulier son article 5 (qui énumère les principes relatifs au traitement des données à caractère personnel), nous ne conservons vos Données à caractère personnel que pour une durée limitée à ce qui est nécessaire au regard des Finalités du traitement. Une fois que nous n’aurons plus besoin de vos Données à caractère personnel pour notre utilisation professionnelle, nous étudierons la possibilité de les supprimer au regard notamment des éléments suivants :
– le contrat en vertu duquel vos Données à caractère personnel ont été collectées et traitées a été exécuté et/ou notre relation d’affaires a cessé ; ou
– vous avez retiré votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel (si nous devions nous baser sur le consentement comme base légale pour ce traitement).
Les obligations légales et/ou réglementaires, qui nous obligent à conserver nos informations commerciales et dossiers (y compris les Données à caractère personnel) pour une période donnée, peuvent inclure :
– les lois fiscales ;
– les obligations d’audit ;
– la législation contre la criminalité financière (la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme) ;
– les décisions judiciaires ;
– les autres exigences réglementaires relatives à nos activités d’investissement.
9. Vos droits concernant vos données à caractère personnel
Vos droits comprennent :
– le droit d’accéder à vos Données à caractère personnel, y compris le droit de demander une copie de vos Données à caractère personnel si cela ne porte pas atteinte aux droits et libertés d’autrui.
– le droit de rectification des Données à caractère personnel incomplètes ou inexactes (y compris en fournissant une déclaration complémentaire).
Dans certaines circonstances limitées :
– le droit de s’opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel (lorsque le traitement est basé sur l’intérêt légitime) ;
– le droit de restreindre l’utilisation de vos données à caractère personnel ;
– le droit de nous demander d’effacer supprimer vos Données à caractère personnel. Cependant, veuillez noter que si nous traitons vos Données à caractère personnel en particulier pour nous conformer à une exigence légale ou réglementaire, nous ne serons pas en mesure de répondre à votre demande d’effacement/suppression.
– le droit à la portabilité de vos Données à caractère personnel
Ces droits peuvent être exercés en nous contactant à l’adresse et au courriel détaillés dans la Section ci‐ dessous « Comment nous contacter ?». Nous vous répondrons dans les meilleurs délais.
10. Plaintes et questions à l'autorité de protection des données
Vous avez la possibilité de soulever toute question ou de déposer une plainte concernant le traitement de vos Données à caractère personnel auprès de l’Autorité de protection des données concernée. Vous pouvez déposer une plainte dans l’État membre de l’EEE où vous vivez ou travaillez ou dans l’État membre où la violation alléguée du RGPD a eu lieu.
- AVONS‐NOUS RECOURS AU PROFILAGE ?
Nous vous informons que nous pouvons être amenés à traiter de manière automatique (profilage) vos Données à caractère personnel afin, en particulier, de vous proposer des offres personnalisées et des conseils ou informations concernant nos produits et services.
12. Comment nous contacter ?
Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur le traitement de vos Données à caractère personnel ou si vous avez des questions spécifiques concernant le traitement de vos Données à caractère personnel ou si vous souhaitez exercer vos droits ou déposer une plainte vous avez la possibilité de nous contacter. Le nom et les coordonnées relatifs au traitement de vos Données à caractère personnel sont indiqués :
– sur notre site internet;
et/ou – sur demande à notre siège social.
En règle générale, toutes questions et/ou demandes relatives à la protection de vos Données à caractère personnel et à l’exercice de vos droits peuvent être adressées directement à notre siège social.
